プライバシーポリシー

日本ボーイスカウト埼玉県連盟における個人情報の保護(プライバシーポリシー)について

日本ボーイスカウト埼玉県連盟(以下「埼玉県連盟」という。)では、個人情報の保護に関する法律に基づき、加盟員等に関する個人情報をプライバシーポリシー(以下「ポリシー」という。)に沿って、管理・運営します。

1.個人情報

個人情報とは、「生存する個人」に関する情報であり、特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができる情報)であり、埼玉県連盟で取扱う個人情報は、登録番号・スカウト活動履歴・住所・氏名・生年月日・性別・職業・電話番号・電子メールアドレス等です。

2.加盟員等及び遵守義務

本ポリシーにおいて加盟員等とは、埼玉県連盟に加盟する地区、団において加盟登録をおこなっている者および行ったことがある者をいい、本ポリシーは、全ての加盟員等が遵守すべき義務を明確にする目的をもって定めるものです。

3.個人情報の収集・利用

埼玉県連盟では、加盟登録手続、維持会員申込、各種行事への参加申込、スカウト用品の注文、共済制度加入手続等で個人情報を収集します。

4.利用目的

埼玉県連盟が、前3項で収集した個人情報は、次の目的に限定し、他の目的に利用しません。
  1. 加盟登録処理及び登録名簿、データの作成
  2. スカウト用品販売への利用
  3. 各種委員会・役員の名簿・データの作成
  4. 各種行事の参加者名簿・参加者データの作成
  5. 各種研修会の参加者名簿・参加者データの作成
  6. 各種通信・配布用データの作成
  7. ボーイスカウト埼玉県育成会持会員名簿・データの作成
  8. その他スカウト運動で必要なデータの作成

5.本人の同意

埼玉県連盟では、加盟員の個人情報の収集・利用について本人の同意を得るため、利用目的を通知または公表し、本人より口頭または書面により承諾の意思表示をうけることとします。
  1. 通知については以下の方法で行います。
    • 埼玉県連盟公式ホームページ上へ、ポリシーを公開し、包括的に利用目的を通知します。
    • 加盟登録申請事務の手引き等にポリシーを明記し、包括的に利用目的を通知します。
    • 各種の申込書等については、個人情報の利用目的を記載し通知します。
  2. 承諾については、ホームページ上での承認ボタンの確認、各種申込書・申請書に記入、提出をもって承諾とします。

6.安全管理

埼玉県連盟では、加盟員等に関する個人データの安全管理のために以下の措置を講じます。
  1. 組織的には、理事長を総括責任者として、組織内の情報管理については事務局長が行い、各運営委員長および各部門責任者を取扱責任者とします。
  2. 個人情報データーベースの保全・管理については、事務局が行います。
  3. 加盟員等に関する個人情報の取扱いは、その利用目的について専任を受けた者が業務の遂行上必要な限りにおいて行います。
  4. 加盟員等に関する個人情報を取扱う者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に知らせ、または不当な目的には使用しません。またその業務に係る職を退いた後も同様とします。
  5. 個人情報漏えい防止のため、個人情報の格納場所は施錠管理します。また、コンピューター上の電子データについては、アクセスのためのユーザーID、パスワードにより不正アクセスを防止します。

7.外部委託

埼玉県連盟が、各種資料の発送を業者に委託する際、個人情報保護のため、以下の措置を講じます。委託先の選定は、委託契約において個人情報の安全管理について以下の内容が明確化されており、十分な措置を講じている業者を委託先として選定し、委託業者との間で覚書を締結した上で委託契約を行います。
  1. 委託先において、その従業者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、盗用してはならないことが定められていること。
  2. 利用目的完了後の個人情報の返却、または委託先における破棄もしくは削除が適切かつ確実になされること。
  3. 委託先における個人情報の加工(委託契約の範囲内のものを除く)改ざん等を禁止し、または制限されていること。
  4. 委託先における個人情報の複写又は複製(安全管理上必要なバックアップ等、委託契約範囲内のものを除く)を禁止されていること。
  5. 委託先において個人情報の漏えい等の事故が発生した場合における委託元への報告義務を課していること。
  6. 委託先において個人情報の漏えい等の事故が発生した場合における委託先の責任が明確化されていること。

8.第三者提供

埼玉県連盟では、以下に該当する場合を除き保有する個人情報の第三者提供を行いません。
  1. 当該個人情報の対象者本人の同意がある場合。
  2. 法令等に基づく開示要請を受けた場合。
  3. 他の青少年団体、本連盟と提携事業がある団体において、以下の措置が認められる場合には、必要な範囲内で覚書を締結した上で個人情報の提供をすることがあります。
    • 提供先において、その従業者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないことが定められていること。
    • 提供先における個人情報の保管期間等が明確化されていること。
    • 利用目的完了後の個人情報の返却、または提供先における破棄もしくは削除が適切かつ確実になされること。
    • 提供先における個人情報の複写及び複製(安全管理上必要なバックアップを除く)が禁止されていること。

9.個人情報の開示

本人から、当該本人に関する保有個人情報の開示を求められた場合、その本人と認められた場合は本人に対し遅滞なく保有する個人情報の内容を開示します。

10.苦情の処理

  1. 本人から、保有個人情報が事実でないという理由によって訂正等を求められた場合には訂正等を行い、その内容を本人に対し遅滞なく通知します。
  2. 本人から、当該本人に関する保有個人情報が利用目的の規定に違反して取り扱われている、又は不正に取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用停止、又は消去を求められ、正当な理由があることが認められたときには、当該状況を是正するために必要な範囲で遅滞なく、当該個人情報の利用停止及び削除を行います。
  3. 「訂正等」及び「利用停止及び削除」は、当該年度の個人情報に対して行います。

11.継続的改善

このプライバシーポリシーは継続的に改善を行い、指針は適宜見直します。

12.改廃

このプライバシーポリシーの改廃は、埼玉県連盟理事会の決議を経て行います。

制定  平成26年10月4日

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